GMP KULTURA - blog

Trenutna lokacija: Naslovnica » O nama » GMP KULTURA - blog » Načelo 8: OSIGURATI OTVORENU KOMUNIKACIJU

Načelo 8: OSIGURATI OTVORENU KOMUNIKACIJU

GMP KULTURA - blog, Objavljeno: 15.09.2020.

 

Neka prijavljivanje problema i predlaganje promjena i poboljšanja bude pravilo, a ne iznimka

 

Komunikaciju svi podrazumijevamo, no često se ne razmišlja o tome što zaista znači otvorena komunikacija i koliko komunikacija ima stvarnog utjecaja na učinkovitost GMP sustava u cjelini. Jedan od najkonkretnijih i najboljih opisa važnosti otvorene komunikacije može se pronaći u PIC/S Data Integrity Guidance:

Management should aim to create a work environment (i.e. quality culture) that is transparent and open, one in which personnel are encouraged to freely communicate failures and mistakes, including potential data reliability issues, so that corrective and preventive actions can be taken. Organisational reporting structure should permit the information flow between personnel at all levels.

Otvorena komunikacija pitanje je GMP kulture kompanije o čemu u nastavcima pišemo tijekom ove godine pa ćemo se stoga u nastavku zadržati na ključnim pojmovima gore navedenog koncepta koji se doduše inicijalno odnosi na pitanje integriteta podataka, ali je zapravo univerzalno primjenjiv na bilo koji GMP aspekt.

 

Transparentno i otvoreno radno okruženje

Komunikacija nisu samo email, telefonski poziv ili diskusija na sastanku. Komunikacija je i dostupnost informacija koje su potrebne, kada su potrebne, onima kojima su potrebne. A ta dostupnost informacija bi, u vremenu u kojem živimo, trebala biti svakim danom sve bolja, brža i sveobuhvatnija zahvaljujući nizu dostupnih tehnoloških rješenja.

Još je nešto ovdje važno: pravovremeno dijeljenje informacija o strategiji kompanije. Zaposlenici čine kompaniju, zašto bi onda strateška pitanja bila obavijena mističnim velom tajne? Naravno da nije svima potreban svaki detalj, ali: Kvaliteta bi trebala znati koje ugovorno proizvedene lijekove se namjerava napustiti, da ne odlaze u nepotrebne i skupe audite na drugi kraj svijeta pa umjesto toga to vrijeme mogu korisnije iskoristiti; QP bi trebao imati ažurne informacije o tržišnim prioritetima, jer kada stigne osamnaest serija istovremeno na puštanje u promet, od nečega se mora početi, a zašto ne od onoga što je najvažnije i tako osigurati učinkovitiji lanac opskrbe; Regulatorni poslovi bi svakako trebali biti na vrijeme obaviješteni koja se tržišta možda gase, a koja se nova otvaraju…itd.

Prema tome, kultura skrivanja, tajni i zatvorenosti miljama je daleko od ideje učinkovitog GMP sustava, koliko god se to opravdavalo nekim poslovnim razlozima i višim ciljevima.

 

Otvorena komunikacija

Što bi zapravo značilo GMP okruženje otvorene komunikacije?

To bi bilo okruženje u kojem ne postoji strah od posljedica ukoliko osoba prijavi odstupanje koje je sama skrivila, ukoliko se ukazuje na GMP nepravilnosti drugih osoba ili na procesne nelogičnosti koje imaju nepovoljan utjecaj na učinkovitost GMP sustava. U okruženju otvorene komunikacije svatko može predložiti argumentirani prijedlog poboljšanja, optimizacije, integracije različitih procesa i sl., a da pri tome ne mora razmišljati kako će nadređeni ili Uprava gledati na to.

U okruženje otvorene komunikacije nema prostora za traženje krivaca, već traženje uzroka. Svi koju su ikada sudjelovali na našim radionicama vezanim za istragu stvarnog uzroka odstupanja vrlo dobro znaju kako su samo tri ključna pitanja važna kada nešto pođe krivo: ŠTO, KAKO, ZAŠTO. Pitanje TKO uvijek je samo posljedica odgovora na prethodna tri pitanja.

 

Protok informacija

I kada postoji okruženje potpuno otvorene i slobodne komunikacije, moguće su prepreke koje ometaju protok informacija, što će na kraju opet dovesti do toga da komunikacija nije učinkovita ili da zaposlenici odustanu od prijavljivanja odstupanja ili predlaganja promjena jer ne dobivaju feedback.

Evo nekoliko vrlo konkretnih (i ne tako rijetkih) primjera:

Hijerarhija organizacije je vrlo komplicirana pa je potrebno puno različitih odobrenja, komentara i potpisa prije nego li informacija stigne na pravo mjesto, a tada je vrlo često već prekasno.

Zbog nedostatnih ljudskih resursa na svim razinama informacija stoji danima neprimijećena u email Inbox-u, pretincu za internu komunikaciju ili nekoj ladici.

Iako je odluka vezano za neku informaciju donesena, ne vraća se feedback na izvor, npr. prema predlagatelju promjene; feedback može biti i negativan, ali važno je da postoji, da je konkretan, argumentiran i brz jer se time zatvara krug otvorene i učinkovite komunikacije.

 

Uprava

Nema tu nikakve dvojbe – uvijek je Uprava ta koja nosi odgovornost za izgradnju okruženja otvorene komunikacije. Kako? Prije svega i najvećim dijelom vlastitim primjerom, a zatim i razvojem i podržavanjem takvog okruženja u kojem nitko neće imati strah prijaviti odstupanje ili reći svoje mišljenje. I EU GMP je vrlo jasan oko toga u Chapter 1: Senior management has the ultimate responsibility to ensure an effective Pharmaceutical Quality System is in place, adequately resourced and that roles, responsibilities, and authorities are defined, communicated and implemented throughout the organisation.

 

Zaključimo i ovaj, osmi po redu blog o GMP kulturi: nema apsolutne sigurnosti u bilo čemu, pa su tako i poslovni uspjesi i povremeni neuspjesi sastavni dio životnog ciklusa kompanije. Ono što bi pak trebala biti konstanta u bilo kojem GMP okruženju su kontinuirano učenje, kako iz uspjeha, tako i iz neuspjeha, te stalna težnja prema optimizaciji i poboljšavanju. A to bez otvorene i učinkovite komunikacije jednostavno ne ide.

 

 


Što možemo zaključiti iz osmog načela za razvoj kompanijske GMP kulture:

Otvorena komunikacija preduvjet je učinkovitog GMP sustava

Feedback je važan, čak i ako je negativan

Nije dovoljno samo osigurati otvoreno okruženje, već treba omogućiti učinkovit protok informacija u svim smjerovima

Uprava ima ključnu ulogu u izgradnji okruženja otvorene i transparentne komunikacije


 

>>> Idući mjesec

Načelo 9 GMP kulture: POSTAVITI DINAMIČKI GMP SUSTAV

Kroz praćenje ključnih indikatora performansi malim, ali stalnim pomacima neprestano se mijenjati i prilagođavati.

Arguo YouTube
Arguo LinkedIn
Arguo Facebook
Arguo Twitter