Blog

Dakle, da vidimo: koliko uopće dokumenata moramo imati u sklopu sustava? Šest plus priručnik kvalitete? Sedamnaest? Četrdeset i osam? Dvije tisuće i tristo jedanaest? I kako zaista izgleda idealan sustav upravljanja dokumentacijom? Izgleda da ipak nije tako jednostavno, stoga krenimo redom.

Prema iskustvima autora ovog bloga, sustavi kvalitete najčešće se poistovjećuju upravo s pojmom dokumentacije. Ne s poboljšanjima, gotovo nikada s razvojem poslovanja tvrtke, rijetko sa zadovoljstvom korisnika. Ali dokumentacija, e o tome svi sve znaju. Koliko mi dokumenata treba za ISO 9001 certifikat? Farmaceutska industrija ne radi ništa drugo nego stvara nove papire. Otkako smo uveli sustav, ubijamo se u silnim dokumentima. Znate li što znači GMP – Generate More Papers. I tako redom. No, u čemu je stvar? Čini se da ćemo ovdje morati učiniti još jedan korak unazad kao bi bacili pogled na širu sliku.

Dokumentacija, uključujući i zapise, temeljni je element svakog sustava kvalitete. U tome će se više manje svi složiti. A zašto je tako? Vrlo jednostavno. S jedne strane imamo riječ sustav (kvalitete). Taj pojam lako možemo pridružiti pojmovima kao što su standard i standardiziranost, ponovljivost, red, struktura. A kako ćemo sve to osigurati? Pa upravo kroz odgovarajuću dokumentacijsku strukturu, jer ako se oslonimo samo na ono što je u nečijoj glavi, ništa od sustava, strukture i ponovljivosti. Znači, dokumentacija da, ali kakva i na koji način? Idealan sustav dokumentacije je jednostavan i učinkovit, ima plitku hijerarhiju dokumentacijskih razina i vrlo je transparentan. Još je k tome prilagođen veličini i poslovanju tvrtke, te, što je vrlo važno, razvijen u skladu s kulturom tvrtke.

A što je s pojedinačnm dokumentima? Oni su tkivo sustava dokumentacije. Sve što smo do sada rekli, vrijedi i ovdje, stoga uvijek treba na umu imati slijedeće: dokumenti služe kako bi lakše ovladali sustavom kvalitete, a ne kako bi njime vladali (iako je često upravo tako). Također, dokumenti su tek podrška sustavu, a ne svrha sustava. Ovdje treba spomenuti nešto vrlo važno, što se često zaboravlja. Dokument nije samo tekstualni format i dokument nije samo u opipljivoj papirnoj formi. Dokumenti mogu sadržavati i dijagrame, skice, tabele. I fotografija može biti punopravni dokument, naravno ukoliko čini dio dokumentacijske strukture. S druge strane, sve to može biti u elektronskom obliku, dostupno nekima ili svima, servirano na laptopima, mobitelima, tabletima. Znači, mogućnosti su gotovo bezbrojne, potrebno je samo upitati se što i na koji način nam je potrebno s obzirom na ono što radimo i koliko nas ima. I evo savršenog sustava dokumentacije. I da, još jednom treba ponoviti: neka se kultura i duh tvrtke osjete i kroz dokumentacijski sustav, jer inače neće zaživjeti na pravi način.

Spomenuli smo već kako dokumenti, pa tako i sustav dokumentacije, ne smiju sami sebi postati svrhom, već su tu kako bi podržali i na neki način uokvirili sustav kvalitete. No što je onda svrha sustava kvalitete? To dakle mogu biti sigurnost i učinkovitost lijeka, zadovoljstvo korisnika medicinskog proizvoda ili osvojeni novi kupac kozmetičkog preparata. A svrha svega toga je vrlo bazična, no fundamentalna – ostati u poslu i svakim danom biti barem malo bolji nego jučer, odvojiti se od konkurenata i osigurati prepoznatljivost. Dakle, jednadžba sada poprima svoj jasan oblik. I uopće nije komplicirana. Učinkovit sustav dokumentacije i dokumenti koji ga čine jedan su od ključnih faktora uspješnog poslovanja svake tvrtke kojoj je kvaliteta ključni element strategije uspjeha.

No, na samom kraju vratimo se još malo početku. Sada je već sasvim jasno kako ne možemo reći niti koji je to minimum potrebnih dokumenata niti koliko bi jednostavan ili složen dokumentacijski sustav trebao biti. No, znati ćemo da je puno postalo previše onog trena kada trošak resursa (bilo koje vrste) potrebnih za upravljaje sustavom dokumentacije premaši korist koju od takvog sustava očekujemo. I tada je potrebno vratiti se na sami početak i kroz pitanja kao što su tko smo, što je naša djelatnost, tko su naši klijenti ili koji su naši ciljevi svesti sve opet u razuman okvir.